跳过导航
的 美狮贵宾会登录中心 purchasing card (PCard) is a JPMorgan Chase MasterCard and is the preferred method for purchasing non-capital University supplies which cost $2,499或更少了. PCard提供了一种快速方便地购买小物品的方法. PCard accounts are available to faculty and staff in all campus departments when approved by the appropriate organization Financial Manager. Each card is assigned to an individual employee and only the person whose name is embossed on the card may use it.

PCard重要的公告:

 

  • 立法的礼物

美狮贵宾会登录中心 is subject to the Oklahoma Ethics Commission rules prohibiting 礼物 and the provision of food and beverages to Governor, 立法会议员或总督或立法会的任何雇员 unless specifically permitted by the Ethics Rules. 美狮贵宾会登录中心官员不能给州长送礼物, 立法会议员或总督或立法会的任何雇员, 直接或间接, 作为美狮贵宾会登录中心的官员和/或使用美狮贵宾会登录中心的资金,除非捐赠是道德规则特别允许的.  如果您邀请其中一名州官员或他们的雇员到校园或校园活动, 完成公共事务 “立法活动申请表格”  前两周, 或者是已知最早的日期, 为报告目的,并确保活动符合道德规范.  经批准的表格将与采购材料一起提交.  特别说明任何提供食物/茶点的计划, 礼物, 斑块, 使用美狮贵宾会登录中心基金的奖杯或类似的服务致谢.

立法活动申请表格

 

 

程序上的变化

请注意以下PCard程序的更改:

7月1日起, 2017年:7月1日或之后的交易, 2017年,需要预先支付注册表的参与者将不再需要签名.  然而,在2017年7月1日前发生的所有交易必须有参与者的签名在场. 可以找到新的表单 在这里.


政策提醒

  • 服装 & 促销物品:如果员工收到服装, 礼物, 或者来自美狮贵宾会登录中心登入网站美狮贵宾会登录中心的礼物, 俄克拉荷马州将这些物品的零售价值视为非现金收入. 个人将对上述项目征税,作为每个日历年50美元或以上的额外工资.  A listing of all employees and what they receive must be included with each receipt as additional statement documentation.
  • 小费 & 提示:购买食物的小费不超过账单总额的20%. 持卡人将负责偿还学校超过20%的金额. 

提醒一下,a公司必须遵守所有的PCard政策和程序.

 

付款Net

该大学目前使用J.P. 摩根为PCard服务. 为了查看您的帐户交易和管理您的帐户,请访问 www.paymentnet.摩根大通.com.

付款Net快速参考-登录

如果您在访问上述参考资料时遇到任何问题,请与合规主管联系. 如需支付网的技术协助,请致电卡背面的电话号码. J.P. 您也可以拨打1-800-316-6056联系摩根客服, 美国和加拿大以外地区的电话号码是847-488-3748.

 

斯台普斯的优势

大学目前使用史泰博优势作为美狮贵宾会登录中心的办公用品合作伙伴. 所有办公用品超过49美元, 消耗品和非消耗品, 必须通过史泰博优势购买.

请注意: 禁止在史泰博店内购买超过49美元的办公用品, 因为大学的合同是通过斯台普斯的优势签订的.

It is recommended that all cardholders create an account through 斯台普斯的优势 when they first receive their PCard. 如需申请美狮贵宾会登录中心 斯台普斯的优势合同网站的登录凭证,请填写 申请订书钉优势登录凭证 表格,并将填妥的表格送交Ann Caron  AnnMarie.Caron@staples.com

美狮贵宾会登录中心大学的Staples合同的进一步询问, 请联系美狮贵宾会登录中心采购部门.

 

亚马逊业务

Many cardholder's find using Amazon beneficial for making certain purchases; as such, 该大学已经创建了一个亚马逊商业账户. 这使得持卡人可以使用个人账户以外的账户, 将大学地址保存为默认收货地址, 并为未来的订单保留大学的免税地位.

请注意: 而在亚马逊上用持卡人的PCard购物是允许的, 请记住,所有办公用品超过49美元, 消耗品和非消耗品, 必须通过史泰博优势购买.

要申请美狮贵宾会登录中心亚马逊商务网站的登录凭证,请填写 请求亚马逊业务登录凭证 填写及递交填妥的表格.

美狮贵宾会登录中心大学的亚马逊商业帐户的进一步查询, 请联系美狮贵宾会登录中心 PCard办公室,分机x3737

 

申请过程

组织财务经理完成并提交给行政服务, 校园邮箱161, 的美狮贵宾会登录中心 PCard申请表.

PCard经理将处理向银行申请一张卡的申请. 当此卡可用时,持卡人会收到电子邮件通知.  

  • 每个员工可以获得一张PCard.
  • 该PCard只能由指定的持卡人使用.
  • 此卡片仅供大学购买,严禁个人使用.
  • 的 cardholder is responsible for retaining receipts and/or appropriate documentation for all purchases including those made over the phone or internet. 这些必须提交给定期的合规性审查.
  • 的 Financial Manager may identify one individual to serve as the primary departmental contact for all questions and transactions related to the PCard. 这个人将负责这个位置, 发行, 对发给部门的PCard进行控制和记录. 每个提出申请的财务经理最终都要负责保存记录.
  • 当主联系人不可用时,需要识别备用联系人以提供支持. 这个人可能不是记录的持卡人.

 

培训要求

 

PCard培训:

所有首次持卡人必须先接受课堂培训.  持卡人其后每两年必须完成PCard培训, 通过课堂或在线培训.

课堂培训- ILT(讲师领导培训)

在线Training-Custom选项卡.

 美狮贵宾会登录中心PCard培训的任何问题,请发送电子邮件给萨拉·罗杰斯 srogers26@water-serv.net

或者叫x3737.

 

卡替换

PCard在卡上注明的到期日的最后一天终止.  在到期当月自动发放新卡, 当可以取件时,持卡人会收到电子邮件通知.

 

关闭一个帐户

当持卡人被转让或终止使用时,PCard将不再被授权使用. 应立即将卡交回PCard经理办理注销手续. 如不退还该卡,可能会被扣工资.

如果员工调任到新的岗位, 他们可以申请新的信用卡帐户 PCard申请表 发送到校园161号信箱. 所有PCard收据和其他文件将留在购买的部门.

 

禁止购买

州法律,董事会和大学政策管理购买的时间和方式. 与PCard, items not allowed are goods and services which are handled exclusively by the 采购 Department because of State or University requirements or which are on established university-wide contracts. 虽然一些供应商可能会接受不允许的购买PCard, 避免购买限购物品是持卡人的最终责任.

  • 酒精消费
  • 现金垫款
  • 直接支付给服务 
    • 这些服务 只有 当他们是第三方网站上的支付处理器时允许 不需要设置帐户.
  • eBay购买 
  • 电子书
  • 金融工具
    • 包括汇票或现金等价物.
    • Fixed Assets > $2,499
  • 汽油
  • 礼券 & 礼品卡
    • 任何购买礼券的请求都应向采购部提出.
  • 个人会员
    • 机构或 可转让的 个人会员是允许的.
  • 大学租赁合同
    • 请参阅采购网页了解合同供应商名单,或联系PCard办公室.
  • 办公用品(合同)
    • 所有超过49美元的办公用品必须通过美狮贵宾会登录中心的签约办公用品供应商购买, 斯台普斯的优势.  没有例外. 请注意,史泰博优势不同于实体史泰博商店.
  • 个人卫生产品
  • 个人购买
    • 这包括购买聚会用品等, 蛋糕, 个人生日的卡片或礼物, 退休, 同情, 等.
  • 手机 & 电话卡
  • 邮票
  • 打印机,扫描仪, & 传真机
  • 购买软件
    • 这包括但不限于基于网络的订阅和域名购买.
  • 烟草制品
  • 碳粉 & 墨水
  • 差旅费用

包括机票和其他交通费用, 电话, 在旅行状态下用餐, 租车, 休闲或多功能车, 汽油, 停车, 过路费及相关娱乐费用.  住宿 reservations and payment may be made with PCard; however, it is 强烈推荐 使用个人旅游卡或团体旅游卡(与学生同行时). 所有当地酒店的住宿都是受限制的,必须提出申请. 下降的平衡 随团旅游卡 是否可以支付团体旅行费用.  请注意, 停车费用, 包括酒店的额外费用, 被认为是差旅费.

 

餐饮支出

Catering for events that take place in the Nigh University Center cannot be paid using the PCard and must use Chartwell’s.  Events for Student Organizations that take place in the Nigh University Center have the right to use other vendors for food and beverages as long as the total cost is under $200.

 

专业服务

有关合同供应商的完整名单,请参阅采购网页, 或联系PCard办公室,了解供应商是否有合同.

采购与供应商

与授予的大学多年合同相冲突/竞争的采购, 比如通过其他公司在史泰博优势合同之外的渠道购买办公用品, 是被禁止的.

 

政策 & 的指导方针

 

附加的文档

奖 & 奖杯

必须是已建立的年度奖励计划的一部分. Documentation is required; examples of approved documentation are: program, 摩天观景轮, 广告, 或者是描述事件的在线信息, 可由系主任或系主任列印及签署的文件.

服装 & 给员工的礼物

如果员工收到衣服, 礼物, 或者来自美狮贵宾会登录中心登入网站美狮贵宾会登录中心的礼物, the State of Oklahoma sees the retail value of these items as non-cash earning and will be taxed as additional wages of $50 or more per calendar year. A listing of all employees and what they received will need to be included with the receipt as additional statement documentation.

酒店 & 住宿

指定持卡人仅可使用个人电子卡进行酒店交易. This is for employee travel only and all local hotel accommodations for incoming guests must be put on a requisition.  使用这种方法,付款信息通过付款完成来处理预订. 旅行证件将显示PCard直接支付. 旅行ers should be prepared to provide a personal credit card at the time of hotel check-in to cover incidentals (including 停车). 请注意, 同样的旅行要求和其他要求仍然适用, 任何超出会议或CONUS费率的费用将需要旅客报销.

以下是PCard持有人需要的文件:  

  1. 显示已付款总额及零馀额的收据
  2. 会议指定酒店文件,以及
  3. 证明文件,如果会议没有指定的酒店, 酒店价格在CONUS/GSA价格范围内 http: www.gsa.gov / portal /类别/ 100120.

 

餐 & 点心

购买食品或饮料可能需要 膳食及费用报销表(MERF) 其中必须详细说明购买所服务的公共目的,并包含指定的适当签名.

MERF必须在收集日期或之前得到VP批准,以防止PCARD违规.

Please keep in mind that the estimated amount is also the approved amount as you should estimate your maximum spend (including tips). 审查这一批准数额将需要将MERF退回以便进一步批准.

我是否需要购买MERF?

如果食品或饮料是与活动或会议一起食用,则需要提供MERF, 包括为此类活动或会议购买的冰块. Food purchased for educational purposes such as a class lab or 美狮贵宾会登录中心 Station food preparation and account coded to Educational Supplies does not require a MERF. 的 purpose for the food purchase for educational use should be documented on the requisition or in the 请注意s field for PCard purchases.

购买PCard也受校内餐饮服务合同条款的约束. 详情请与采购处联系.

 

注册

美狮贵宾会登录中心美狮贵宾会登录中心预付费注册的采购政策适用于PCard. 的 预付注册表格 ,并保存在部门纪录中,以备所有购买PCard登记之用.

 

技术采购

购买所有电脑的第一步, 软件, 和电脑用品是看信息上的可用 美狮贵宾会登录中心技术采购知识库文章.  完整的说明可供学生,工作人员,和美狮贵宾会登录中心部门采购.

注意:所有的软件 & 网络托管服务需要事先得到信息技术办公室(oit)的批准。.

具体问题可向 美狮贵宾会登录中心服务台美狮贵宾会登录中心 PCard Manager.

 

电话会议 & Web会议服务

请致电974-5595或联系技术资源中心 美狮贵宾会登录中心服务台. 如需更多信息,请参考 美狮贵宾会登录中心多媒体标准 来自资讯科技办公室.  个人PCard账户不应用于获取这些服务,可能会被拒绝.

 

服装 & 促销产品

如果员工收到衣服, 礼物, 或者来自美狮贵宾会登录中心登入网站美狮贵宾会登录中心的礼物, 俄克拉荷马州将这些物品的零售价值视为非现金收入. 个人将对上述项目征税,作为每个日历年50美元或以上的额外工资. A listing of all employees and what they receive must be included with each receipt as additional statement documentation.

 

交货地址

所有有形物品必须送到大学地址. 使用家庭住址购买大学是不允许的. 大学地址必须包括持卡人的姓名、楼号和房间号. 美狮贵宾会登录中心 Receiving must have this information in order to identify the item for efficient delivery to your campus address.

 

纠纷 & 退款

该部门应直接与供应商解决任何争议. 如果争议得不到解决, 请联系摩根大通银行800-316-6056寻求帮助或在付款Net网上提交争议. 持卡人自购卡之日起有60天的时间对交易提出异议.

如果发出信用退款, 部门会指示供应商以原持卡人的PCard号码开立信用. 如果交易有争议通过银行, a temporary credit will be applied to the account and the bank will work with the vendor to settle the dispute either in favor of the cardholder or vendor.

 

小费 & 提示

州法律规定,购买食物时的所有小费和小费不得超过总账单的20%. 持卡人将负责偿还学校超过20%的金额.

 

商人的限制

作为一种保护性的安全措施, 并符合商业卡行业的最佳做法, 美狮贵宾会登录中心 PCard账户已经根据商户分类码进行了限制. Merchants who fall into high risk or restricted items categories will be excluded from access for transactions on the PCard.

这类团体的例子有:

  • 赌博/跟踪/赌场/洛托
  • 航空公司-只适用于ProCard,不适用于团体旅行卡.
  • 珠宝商店
  • 邮票
  • Pkg商店/啤酒/酒/酒

这并不是一个详尽的列表, 请注意,来自限制商家的购买将被拒绝. 如果可接受的购买由于MCC代码而被拒绝, 请联系PCard经理以获得交易审查和协助. 一如既往地, 持卡人有责任避免购买限制物品, 即使商户会接受信用卡并处理交易.

 

月度报表

  1. 持卡人, 查看分步视频 回顾上传过程. 所有美狮贵宾会登录中心上传过程的问题应提交给: pcard@water-serv.net

如果授权, the individual transactions on the monthly cardholder statement can be reallocated to another University organization and/or account code. 在上传完成之前,可以很容易地在付款Net内进行重新分配.  

注:持卡人负责对各项费用进行正确的账户编码. Please refer to the PCard Administration Tab and click on 费用帐户密码 to see a listing of Account Codes you might need.

 

2. 财务经理, 查看经理视频 审核审批程序.

所有有关审批过程的问题应提交给: pcard@water-serv.net.

持卡人每月上传所有购卡的详细收据 是否必须由组织财务经理审核 所有收取费用的组织.

 

 3. 进入Pcard审批申请输入: http://www3.water-serv.net/procardapproval/ 并输入您的美狮贵宾会登录中心证书.

 请上传详细的收据和所有支持文件 不迟于要求的截止日期.

 

4. Accounting Services will download transactions for posting to Banner at the time established by email to each cardholder. 交易将张贴反映任何变化,因为他们出现在付款Net当时. Failure to submit a reviewed cardholder statement on time will result in all contained charges being billed to the University default account listed on 的美狮贵宾会登录中心 PCard Application.

 

5. 所有 原始 receipts and supporting documentation are to be maintained in a permanent file for review upon request for seven years.

联系 pcard@water-serv.net 有任何问题.

 

 

货物的所有权

记录的拥有者是你所在的部门和美狮贵宾会登录中心登入网站美狮贵宾会登录中心. 当供应商要求标识信息时, the information given should indicate that all goods and services are being sold to a particular University department in care of the cardholder.

 

购买限制

标准的购买限制:

  • 每次限购2499美元
  • 每月美狮贵宾会登录中心结算周期(每月6日至次月5日)$5,000上限

财务经理可能要求定制的限额(更高或更低).

任何超过这些阈值的PCard购买都必须得到PCard办公室的特别授权.

 

记录

收据及其他文件

详细的收据 对于所有购买必须获得和保留,无论购买是亲自, 通过互联网或电话.  Receipts must list each item purchased with individual and total amounts as well as any other individual charges. 对于每月的经常性费用,应提供原始账单以供审查.

请注意:商户的交易须提供银行每月对账单(e.g. Staples),此“收据”声明已被美狮贵宾会登录中心的审计师批准为适当的文件. 所有其他交易都要求保留商店收据. 任何其他需要的文档,如MERF,仍将为所有事务保留.

如果收据丢了,请填一张 丢失的收据形式,包括适当的签名,并保留在您的声明中. 的 form does not take the place of the receipt but is necessary to provide additional information about the transaction.

将持卡人的部门记录装订在一起:

  • 每月帐目结单副本(封面页),及
  • 详细的收据 and other documentation in the same order as they are posted on the statement (from 付款Net).

所有记录必须由持卡人所属部门保存至少7年.

定期对PCard记录进行合规性审查. 未能保存并提交所需文件将导致卡被暂停或吊销.

 

销售税

作为一个国家机构, all purchases made by the 美狮贵宾会登录中心登入网站俄克拉荷马大学 are Oklahoma sales tax-exempt; t在这里fore, 持卡人必须要求将税从交易中删除.  许可证号码印在持卡人姓名下方的PCard上. 在签单前一定要检查一下. 如果要征税, 持卡人有责任联系供应商,并要求提供税收额度的信贷. 如果不发放信用卡,并包括税收,持卡人要承担税款.  税款可到尼特大学中心的会计部办理押金报销手续.

 

分离事务

不允许分割事务以避免PCard限制 是否会导致卡被吊销或吊销. Split purchases are multiple transactions within a short period of time that are made to circumvent the cardholder's PCard limit. 当购买两个或更多不同的ORGs时,可能会出现分购., 2个不同的活动,2个不同的节目,甚至2个不同的持卡人.

It is not acceptable to instruct a vendor to create two separate transactions in order to circumvent the per purchase limit of $2,499. 任何超过设定卡限额的购买必须在采购服务提交的采购订单上处理. 这是违反州法律的.