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新的美狮贵宾会登录中心个人旅行卡

美狮贵宾会登录中心的差旅费用管理系统变更为 Broncho旅行 -由Concur提供.  SAP Concur is a worldwide travel company that already serves many higher education clients in Oklahoma 而且 throughout 的 country.  的 system change is required because 的 current travel 而且 expense management system will no longer be supported by 的 software vendor.  All University employees who travel will use SAP Concur to request travel authorization, 旅游的书, 并核对差旅费. 

If you have additional questions concerning travel, contact 的 旅行 Office at travel@water-serv.net或405-974-3737.

 

申请过程

申请人必须填妥申请表格, 获得财务经理批准, 并提交旅行, 161箱, 的 美狮贵宾会登录中心个人旅游证申请表. 所有表格必须由学校邮寄或亲手送到旅游办公室. 位于管理., Rm 109.

的 旅行 Office will process 的 application 而且 的 cardholder or designated department administrator will be notified by email when 的 card is available.  

  • Each employee will be issued one 美狮贵宾会登录中心 Individual 旅行卡 upon completion of training 而且 receipt of application.
  • 的 美狮贵宾会登录中心 Individual 旅行卡 is for authorized University purchases only - personal use is strictly prohibited.  美狮贵宾会登录中心个人旅行卡可用于, 但不限于机票, 酒店, 登记, 当地的交通, 而且 parking; however, 任何基于(i.e. meals, mileage, 而且 private lodging) must be paid out of pocket 而且 get reimbursed.
  • 的 cardholder is responsible for retaining receipts 而且/or appropriate documentation for all purchases including those made over 的 phone or internet. 这些必须提交给定期的合规性审查.
  • 的 Financial Manager may identify one individual to serve as 的 primary departmental contact for all questions 而且 transactions related to 的 美狮贵宾会登录中心 Individual 旅行卡. 这个人将负责这个位置, 发行, control 而且 records associated with 的 美狮贵宾会登录中心 Individual 旅行卡(s) issued to your department.
  • It is required that a back-up contact be identified for support when 的 primary contact is not available. 这个人可能不是记录的持卡人.

 

培训要求

美狮贵宾会登录中心个人车行卡培训: 所有首次持卡人必须先接受课堂培训.  Cardholders are required to complete 美狮贵宾会登录中心 Individual 旅行卡 training every two years (subject to change) 的reafter, 通过课堂或在线培训. 查看培训中使用的ppt.

以下是一些有用的快速指南:

导航快速指南

概要文件快速指南 

请求快速指南 

费用报表快速指南

仅里程费用报告快速指南

配置快速指南

机票预订快速指南

酒店预订快速指南

租车快速指南

For any questions regarding 美狮贵宾会登录中心 Individual 旅行卡 training, please email travel@uco.Edu或者拨打x3737.

 

卡替换

美狮贵宾会登录中心 Individual 旅行卡 is terminated on 的 last day of 的 expiration month indicated on 的 card.  在到期当月自动发放新卡, 而且 的 cardholder or designated department administrator will be notified by email when it is available for pickup.

 

关闭一个帐户

当持卡人被转移或终止, 美狮贵宾会登录中心个人旅行卡的使用将不再被授权. 请立即将卡交回旅游办公室办理注销手续. 如不退还该卡,可能会被扣工资.

 

旅行公告:

自2020年1月1日起:
  • Up to 20% tipping allowed for Ground Transportation (charges incurred prior to this date will be limited to a maximum of 15%).

 

2019年9月19日:

目前CONUS费率俄克拉荷马州(每天)为10月1日期间, 2019年至9月30日, 2020年如下:

里程报销率: 

  • $0.585年(1月有效. 2022年1月至12月. 31,2022)
  • $0.56(1月有效. 12月1日20201. 31,2021)

标准利率:

  • 住宿- 96美元
  • 每日55美元

俄克拉荷马城:

  • 住宿- 105美元
  • 每日61美元

 

Please be aware of 的 following updates 而且 changes affecting University 旅行:

的 State of Oklahoma has passed legislation that impacts travel reimbursements.  以下是HB 2435、2619和2704的重要要点:

  • 旅行索赔和代金券的有效期现在可能超过30天.  然而,一次索赔不能覆盖一个以上的财政年度.
  • Ra的r than using map mileage for travel between cities 而且 vicinity miles within a locality, 旅行者必须根据公认的GPS系统追踪实际的商务里程. (We recognize that for some travel GPS is not currently available 而且 that occasionally minor detours are necessary. GPS里程应在可用时使用.)
  • 当GPS不可用时, actual miles per 的 odometer will suffice as long as no personal miles are included 而且 every travel point is documented.
  • 旅行 claim must include a log of each location of travel 而且 的 associated miles.
  • For agencies that have travelers that drive over 的 state but not to specific addresses, 对目的地的描述就足够了(e.g. “艾达以北2英里”).
  • 旅行索偿不需要附上GPS列印本.  Transaction Processing will be performing sample audits of mileage to compare reported miles to a GPS system for reasonableness.

 

随团旅游的指示

该组织旅游 形式 教员/职员和学生旅行时是否需要填写. 所有团体旅游都需要此表格进行审批.  这些说明将涵盖两种主要的团体旅游类型.

  • Group 旅行 is for faculty/staff traveling toge的r with students for conferences, 研究, 学习之旅, 等.
    • 填写 旅行卡/现金预支申请表 如果你要求团体旅行. 请填写表格, 签署, 而且 turned in to 的 旅行 Office at least three weeks prior to 的 date of travel. 不保证提前三周内提出申请.
    • 随团旅游工作表et 必须填妥并附于申请表格上. 的 worksheet should contain all of 的 expenses that are direct paid by your department (PCard), what should be purchased by 的 旅行 Office 而且 what expenses should be placed on 的 旅行卡.
    • 任何 机票 that is to be purchased by 的 旅行 Office must have an itinerary attached to 的 form. 团体旅游工作表必须包括 所有旅行者的名字 (就像驾照上写的那样), 出生日期 而且 横幅ID号(s). Attach with your form any related travel documentation (conference/event details, 酒店预订, 等.).
    • Once 的 旅行 Office receives 的 旅行卡 request 而且 的 form has been properly authorized/approved, a 旅行卡 will be requested from 的 bank 而且 you will be notified when to pick up your card 而且 packet.
  • 这个请求也是为美狮贵宾会登录中心发出的 预付现金支票. 这可能只要求从现金帐户基金(如. 02 org或S账号). 支票的金额也可能受到限制. We normally request that you do not ask for a cash advance over 的 amount of $1,000.00. 如果你需要更多的资金, 请申请旅行卡(这只是一个建议, 的re are many scenarios that may come up so we will try to make it as convenient as possible).  现金预支支票必须至少提前两周申请. 现金预支支票不是一种报销方式.
  • Please note 的 Liability Clause on 的 旅行卡/Cash Advance Request Form 而且 的 美狮贵宾会登录中心 Risk Management Foreign 旅行 Requirements.

 

帮助提示

早做准备是成功旅行的关键.

资助:

联系你的院长, 椅子, 或财务经理(s) for funding information (such as organizational numbers 而且 amounts).

信息:

尽早为会议、会议等收集信息. (如会议日期和议程).

注册:

早鸟成本的日期和截止日期应该提前知道.  Is 的 登记 being paid by you, your department admin's PCard, or by purchase order?

酒店:

Look into 酒店 location 而且 designated lodging rate per night (if applicable), including taxes.  Is 的 酒店 being paid for by you, your department admin's PCard, or by purchase order?

交通:

尽早决定交通方式——飞机还是自驾? Are you purchasing your 机票, or is 的 University going to direct pay for it?  请注意,如果你是开车,你必须获得航空公司的报价. 报销的金额将是两者中最低的.

确认酒店 & 航班信息:

旅行ers are reminded to confirm all 酒店 而且 flight information at least 48 hours prior to departure.

如果您有任何问题,请随时通过travel@uco美狮贵宾会登录中心登入网站.埃杜,或者联系旅行社.

 

旅游政策的提醒

 

旅游突发事件:

如有生命危险,请拨打911. For problems with 酒店 而且/or flight reservations during normal business hours, 请致电(405)974-3737与旅游办事处联络. 有关如何处理旅行延误或延期的信息, 请与你的顶头上司联系, 导演, 或财务经理.